KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa, centralna platforma, która służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur tzw. ustrukturyzowanych. System ten stanie się w 2026 roku obowiązkowym narzędziem dla każdego podmiotu gospodarczego wystawiającego i odbierającego faktury. Każdy podmiot gospodarczy będzie zobligowany do wystawiania i odbierania faktury za pomocą tego systemu.

KSeF zapewnia jednolity standard faktur elektronicznych w całym kraju i automatyzuje wymianę dokumentów. Dzięki temu systemowi:

✔ masz stały dostęp do faktur wystawionych w KSeF do 10 lat wstecz

✔ nie musisz przechowywać ich samodzielnie ani drukować

✔ eliminujesz ryzyko zgubienia lub zniszczenia dokumentów

Więcej informacji na temat KSeF znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów. 

Od 1 kwietnia 2026 roku faktury dla wszystkich klientów będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej – formatXML i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wystawianie faktur w KSeF na rzecz abonenta będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, czyli osoby prywatnej – konsumenta nie jest obligatoryjne, jednakże będziemy korzystać z tego rozwiązania od 1 kwietnia 2026 roku.

Odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF staje się obowiązkowe dla wszystkich firm (np. spółek, czy osób fizycznych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze), bez względu na wysokość obrotów.

Oprócz wystawiania faktur ustrukturyzowanych i ich wysyłki do KSeF, będziemy nadal wysyłać wizualizację faktury.

Będziemy ją wysyłać w dotychczasowej formie – na adres e-mail lub papierowo – analogicznie do wysyłki faktur przed 31 marca 2026 roku.

Faktury z systemu KSeF będą różniły się od tych, które dotychczas wystawialiśmy. Zamiast papieru i pliku PDF będzie to tzw. faktura ustrukturyzowana w formie cyfrowego kodu. Aby ułatwić Ci adaptację do nowych rozwiązań, będziemy udostępniać wizualizacje faktur wystawionych w KSeF.

Na wizualizacji będziemy umieszczać:

✔ Id_KSeF – numer faktury nadany przez system KSeF (o ile będzie dostępny w momencie wysyłki wizualizacji)

✔ kod QR – zapewni Ci dostęp do faktury w KSeF i weryfikację autentyczności faktury

Pamiętaj jednak, że wizualizacja faktury nie jest oryginałem faktury VAT w rozumieniu przepisów podatkowych. Wizualizacja ma charakter pomocniczy.

Oficjalny dokument będzie dostępny wyłącznie w systemie KSeF i musisz go samodzielnie pobrać z KSeF.

Bez zmian pozostaje:

✔ numer konta do wpłat

✔ termin płatności faktur

Upewnij się, że przekazywane nam dane do faktury są poprawne – po wystawieniu faktury w systemie KSeF nie będzie możliwości jej edycji ani poprawienia.

Jeżeli jesteś klientem biznesowym, ale z jakiegoś powodu na dotychczasowych fakturach nie ma Twojego nr NIP lub jest on niepoprawny, niezwłocznie skontaktuj się z nami i go uzupełnij lub popraw.

Jeżeli NIP będzie niepoprawny, nasza faktura do Ciebie nie dotrze.

Jeżeli jesteś klientem będącym osobą fizyczną – konsumentem faktury nadal mogą być wystawiane bez numeru NIP.

Wprowadzenie systemu KSeF spowoduje, że od 1 kwietnia 2026 roku nie otrzymasz od nas duplikatu faktury.

Faktury będą zawsze dostępne w systemie KSeF (przez 10 lat).

Ważną zmianą jest likwidacja not korygujących. Oznacza to, że od 1 kwietnia 2026 roku nie możesz już samodzielnie poprawiać drobnych błędów na fakturze, np. błędu w nazwie czy w adresie.

Jeśli zauważysz taki błąd – skontaktuj się z nami i podaj poprawne dane, a my wystawimy fakturę korygującą.

Nie. Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. Jeśli pojawi się błąd, skontaktuj się z nami i podaj poprawne dane – wystawimy fakturę korygującą.

Skontaktuj się z nami. My wystawimy fakturę korygującą do faktury z błędnym NIP nabywcy do 0 zł oraz nową fakturę z poprawnym numerem NIP nabywcy na prawidłową kwotę.

W innym przypadku nie zobaczysz tej faktury na swoim koncie w KSeF (dotyczy klientów biznesowych). 

Porównaj fakturę odebraną z KSeF z wizualizacją, którą otrzymujesz e-mailem lub papierowo. Na wizualizacji jest umieszczony kod QR, który potwierdza, że ta faktura istnieje w KSeF, a po wpisaniu danych dodatkowych umożliwia Ci jej pobranie z systemu.

System KSeF umożliwia zgłaszanie administracji skarbowej faktur, w stosunku do których masz podejrzenie oszustwa. 

Nie, KSeF nie wysyła powiadomień. Musisz to sprawdzać samodzielnie.

MF udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz  Aplikację Mobilną KSeF (do pobrania na smartfon), do której możesz się zalogować i sprawdzić wszystkie faktury wystawione dla Ciebie.